CXOレター研究vol.2　相手の心を動かし成果を生む手紙とは？

前回、「読んでほしい相手の手元に届き、開いてもらえる」手紙について研究してきました。

しかし実際はいくら手元に届いても内容が良くなければ、「商談のアポイントを取りたい」というそもそもの目的に繋がりません。

今回も実際にセレブリックスで支援していた事例と、それを基に作成したサンプルを使い「相手の心を動かす手紙の書き方」について深掘っていきます。

【そもそも論】CXOレターや手紙施策の中身はどう構成すべきか？

そもそもビジネスシーンにおいて、面識のない方へいきなり送る手紙って何を書くべきなんでしょうか。

手書きすべき？個社ごとに内容を変えるべき？長さや構成は？

普段メールやビジネスチャットがこれだけ浸透しているので『手紙』に触れる機会も少なく、意外と教わることもないんじゃないでしょうか。
ぼんやりとは分かっていても具体的にはイメージしづらく難しいです。

そこでまずは前回同様、
セレブリックスで実際に支援を行ったプロジェクトごとに、手紙の中身や構成や形式を比較してみました。

ご覧の通り、施策がうまくいき成果が出ている②～④の構成は概ね同じでした。

もしどんな流れで書けばいいか迷んだら、まずはこの構成を参考にしてみると良さそうです。

【１】書き出しの挨拶
【２】何故連絡したか
【３】自己紹介
【４】何ができるのか+事例
【５】具体的な要望

また手紙施策は新規のプッシュ営業です。
送る企業数＝アタックする企業数になるので、当たり前ですが効率と成果のバランスを取っていくことが重要になります。

今回比較した①～④のプロジェクトでは共通して、個社ごとに内容を変更する（カスタマイズする）項目を予め決めて運用していました。

ただカスタマイズするポイントに関しては若干の差があり、③のデジタルマーケティング支援プロジェクトでは提供する価値やカバーする領域が広い特性上、相手に合わせて記載する事例を変えていたそうです。

このように、どこをどの程度カスタマイズすべきか？という点については
画一的な答えはないようですが、基本的には「何故連絡したのか」「具体的な要望」の2つは相手に合わせてカスタマイズすべき項目であると言えそうです。

また少し視点を変えて「手紙を受け取る側」の気分になって考えてみると、テンプレート感の強い手紙は少し冷めますし、自社のために書かれていると感じるオリジナリティのある手紙だと好感を持ちますよね。

③のプロジェクトでは実際に、送付した宛先の人が担当ではなかったケースや、その時は困っていなかったケースでも、社内で適切な方へ手紙を回していただきアポイントに繋がった、ということも少なくなかったようです。

手書きをすべき？しなくても良いのか？！

これは気になるところですよね。

結論から言うと、必ずしも手書きをする必要はなさそうです！

ただし、手書き風に工夫することや実際に手書きすることによって成果が上がる可能性はあります。
あくまで今回の調査では「手書きをしなくても成果が出ているケースが存在する」という結果です。

改めてこちら、今度は形式についてご覧ください。

④のプロジェクトは、今回の調査において送付アポ率がかなり高い「施策がうまくいった」プロジェクトですが、文面はWord印刷です！

このプロジェクトでは、前回の記事にも記載した通り封筒や宛名などを工夫しこだわっていたのでWordを採用していることは驚きました。

おそらくこのプロジェクトの場合、「手書きであるかどうか」よりも「開かれるかどうか」「中身が魅力的かどうか」を優先すると決め工数のバランスを取っているということですね。

私はこれを1つの示唆なんじゃないかと思うのですが、CXOレター研究vol.1　手元に届き、読んでもらえる手紙とは？ では、宛名は手書きがいい！と述べました。しかし中身はWordでも成立しています。

つまり、
開いてもらうためには「手書きの宛名」が重要、魅力をつたえ興味を引くには「内容」が重要

ということではないかと考えます。

読んでくれた方の心をどう動かすべきか？

ここまでは構成と形式について言及しました。

では実際に、どんな内容を作成すれば成果に繋がる内容といえるのでしょうか？
このポイントを具体的に掘り下げていきましょう。

まずは、成果を生み施策がうまくいった②、③、④の共通点とそれぞれのいい所を組み合わせて作成したサンプルをご覧ください。

今回は例として「社員のエンゲージメントを向上させるツール」を提供する会社が「セレブリックスに対して」手紙を送るなら？を想定しサンプルを作成しました。

ここからは、構成のセクションごとに掘り下げていきますが
全体を通して「相手に何をどう感じてもらうか？」 という点で意識したいのは・・・

ズバリ、「信用」と「興味」　です！

実は当社では商談のアプローチ（冒頭の会社説明やファーストピッチなど）において、この「信用」と「興味」というキーワードを重視しています。

今回レター施策について研究してみると、面白いことに共通点が多いことがわかりました。

「信用」はデータや事実、事例などをベースとし、「興味」はストーリーやビジョン、メリットなどをベースとしています。
これらは、どちらかだけが突出していても成果には繋がりにくく、双方ともにしっかりと伝わることが重要です！

【１】書き出しの挨拶

手紙施策では基本的にトップアプローチ、つまり社長や役職者など上位役職者層に向けて送ることが多いかと思います。

なので冒頭には季節の挨拶を簡潔に入れるなど、スマートなマナーを意識していきましょう。

【２】何故連絡したのか（Why you／Why now）

ここがバシッと決まらないと破り捨てられても文句は言えません！

・・・というのは大袈裟かもしれませんが(笑)
ただ、それくらいココは重要で、手紙の内容の中で最も重要と言ってもいいかもしれません。

ご挨拶の後、本題の書き出しとして「なぜあなたに（Why you）、今（Why now）連絡したのか」を記載します。

どうやって情報を探し出すか...？

「なぜあなたに（Why you）、なぜ今連絡しているのか（Why now）」を記載するために、4つの項目を参考にしてみると、探しやすいです！

▢ 企業HP／IR
→ 事業内容、ビジネスモデル、目指していきたい方向性、課題感

▢ 採用ページ、採用媒体
→ 目指していきたい方向性、社内事情(どのポジションが不足しているのか等)
　 ※採用者向けだからこそ、よりかみ砕いた言葉で記載されていることが多い

▢ プレスリリース
→ 注力点、目指していきたい方向性

▢ SNS
→ トレンド、企業に属する個人の考え方(感情面)

項目に沿ってセレブリックスについて調べてみて、わかったことをまとめてみました。

この事実から、いくつかの仮説を立てていきました。

この仮説に加え、できるだけ手紙を送る相手（今回のケースでは北川社長）の価値観に触れる言葉を選べるよう、その価値観やパーソナリティをリサーチしていきます。

代表や役員の場合は名前で検索するとインタビュー記事などが出てくるケースが多いので、それらを読み共通して使われる言葉やその奥にある価値観を推察し、言葉を選んで書くことを心がけました。

【３】自己紹介(自社が何者か)

自己紹介で一番意識したいのは、やはり「信用」と「興味」です。

信用してもらうためには具体的な数値や実績を入れることを、
興味を持ってもらうためには、創業のきっかけや事業への想いなどを入れることをおススメします！

例）
👉「信用」につながる部分
・××AWARD2021の△△部門では第1位を獲得し、これまで約●社のお客様に
　ご導入をいただいております。

👉「興味」につながる部分
・当社は「感謝と称賛の積み重ねが文化をつくる」をコンセプトにした
・またサービスの継続率は●％で、ご導入いただいた企業様からは
　「××××××××」といったお声を頂戴しております。

【４】何ができるのか、どうやって実現するのか

『興味』を持ってもらえるように、ストーリー性や会社／サービスの強み、他社サービスとの違い（勝つところ、負けるところ）にフォーカスし、何ができるのかを書きます。

また近しい業界、事業内容、企業規模の類似事例は効果的です！

詳細に書く必要はありませんが、『興味』を醸成できるフレーズを選ぶことによって、架電後、スムーズにトークが展開でき、商談アポイント提案をしやすくなります。

例）
👉「興味」につながる部分
「社員エンゲージメントの向上」や「定着率の維持増大」「ストレッチゾーンでの社員育成」といった点に課題感を持つ経営者様も少なくありません。

コミュニケーションや文化・空気感など目に見えづらい問題に対し、特に貴社のように人材を資本とする企業様と二人三脚で解決に向けて尽力させていただいております。

貴社と同じようにBPOサービスを展開されている企業様では、△△△△△△△△を行うことで××××××××××××の実現に成功した事例などがございます。

【５】具体的な要望

ポイントは「具体的な日時を提示」「面会の可否を教えてほしいと伝える」ことです。

実際に④のプロジェクトでは、面会の可否を求めたことでダメならダメと教えてもらえたため、継続したアプローチを続ける工数を減らすことが出来たそうです。

また、当たり前ではありますが、手紙を送りっぱなしにせず

「具体的に提示した日時に合わせて連絡をする」＝約束を守る

これは何よりも重要です！

まとめ

今回は、CXOレター（手紙施策）において「相手の心を動かし成果を出す手紙の書き方」を深掘りしてきました。

参考になったでしょうか？

手紙施策を成功させるためには、やはりそれなりのパワーや工数は必要です。
しかし、うまくいくと非常に効果的な施策になることも間違いないですね！

ここは、投資対効果をコントロールするマネージャーさんの腕の見せ所かもしれません。
そんなマネジャーさんに向けて、こちらの記事も用意しましたのでよろしければぜひ参考にしてみてください！！